Jak przeprowadzić szkolenie?

Jak szkolić wewnątrz firmy – jak przekazywać informacje?

Niedawno moja znajoma miała problem – Szef poprosił ją o przeprowadzenie instruktażu dla współpracowników dotyczącego realizacji nowo wdrażanego projektu w firmie.

Dostała tzw. „zielone światło” czyli możliwość zorganizowania na to przestrzeni  czasowej, prezentacja multimedialna… super tylko jak przedstawić niezbędne informacje od deski do deski by dla wszystkich realizacja nowych zadań i procedur stała się jasna i klarowna, a jednocześnie nie zbyt długa?

Wyjaśniając jej podstawowe zagadnienia dot. Przekazywania wiedzy, wpadłam na pomysł tegoż właśnie artykułu, bo może wśród moich czytelników znajdzie się ktoś z tym samym problemem i potrzebą:

Jak przeprowadzić szkolenie wewnątrz Firmy?

I.         Identyfikacja potrzeb szkoleniowych

Każde szkolenie powinno zostać poprzedzone szczegółową diagnozą potrzeb szkoleniowych i w oparciu o te dane przygotowany powinien zostać program szkolenia. Musimy znać odpowiedź na pytanie – po co jest TO szkolenie?

II.        Projektowanie szkoleń – jak zorganizować szkolenie

Dobór uczestników szkolenia Liczebność grupy biorącej udział w szkoleniu jest uzależniona od specyfiki tego szkolenia (np. czy szkolenie zawiera aspekty praktyki, czy nie), celu jaki ma osiągnąć, formy jego prowadzenia oraz komfortu zarówno dla uczestników jak i wykładowców. Standardowa grupa szkoleniowa liczy nie mniej niż 15 osób, i nie więcej niż 25 osób. Optymalna liczba przy szkoleniu metodami aktywnymi, to 20 osób. Pozwala ona na sprawne przeprowadzenie szkolenia dającego dużo satysfakcji oraz pożytku uczestnikom.

Ważna jest wiedza na temat metod uczenia się osób dorosłych

W zrozumieniu procesu uczenia się dorosłych pomaga również analiza modelu tzw. cyklu Kolba^[1]. David Kolb podzielił „uczenie się przez doświadczenie” na odrębne, lecz wzajemnie powiązane ze sobą etapy, które tworzą cykliczny proces. W modelu tym proces uczenia się wiąże się nie tylko z samym doświadczeniem, ale także z wykorzystaniem doświadczenia,
z którego czerpie się pewną wiedzę i którego wartość analizuje się w różny sposób.

Uczymy się zatem nabywając wiedzę, rozważamy to, wykorzystujemy w praktyce i tak cały czas.

III.      Pomieszczenia do zajęć

Wielkość sali powinna być adekwatna do wielkości grupy. Sala powinna zapewniać: - możliwość dowolnego ustawienia stolików - osobne miejsce siedzące dla każdego uczestnika - dobre oświetlenia - ogrzewanie i wentylację - odpowiednią akustykę lub dodatkowe nagłośnienie.

IV.      Pomoce szkoleniowe

 Pomoce szkoleniowe mogą być wykorzystywane zarówno przez trenerów (w czasie wykładu lub dyskusji), jak też przez uczestników (w trakcie omawiania rezultatu warsztatów).

Zastosowanie środków audiowizualnych:

-        przyciąga i podtrzymuje uwagę

-        budzi większe zaangażowanie

-        potwierdza i utrwala przekazywaną wiedzę

-        ułatwia zapamiętywanie

-        uatrakcyjnia zajęcia 

-        działa silniej niż słowo mówione

Materiały drukowane

Slajdy większość z nas jest wzrokowcem i lepiej gdy widzi a nie tylko słyszy.

Film - jest coraz częściej stosowaną metodą przekazu

Tablica - notatnik (flip chart) Tablica - notatnik jest jedną z najczęściej stosowanych metod obrazowania treści wykładu.

V.       Planowanie zajęć

Po wyborze ogólnego tematu szkolenia ustalamy tematy poszczególnych zajęć.

Każde zajęcie powinno mieć następujące elementy:

-        temat

-        cele jakie powinny osiągnąć uczestnicy

-        metody

-        zadania dla uczestników

-        określenie czasu

VI.      Określanie celów

Cel szkolenia jest tym, co w zakresie wiedzy, umiejętności czy postaw powinien osiągnąć uczestnik w czasie szkolenia. Można rozróżnić cele główne i szczegółowe (konkretne nazwanie tego, co uczestnik powinien osiągnąć podczas konkretnego zajęcia).

VII.    Dobór metody

Dobór metody w nauczaniu dorosłych jest rzeczą niezwykle istotną. Źle dobrana lub nieumiejętne zastosowana metoda może spowodować stres zarówno u prowadzącego, jak też uczestników szkolenia.

Techniki aktywnego uczenia się. Techniki aktywnego uczenia się, które razem tworzą metodologię partycypacyjną, gwarantują, że uczestnicy są całkowicie zaangażowani w proces edukacji.

Podstawowe metody szkoleń, które mogą być stosowane  w Firmie:

• Wzorowanie się – polega na naśladowaniu czynności i powtarzaniu po kimś czynności i zachowań
• Specjalistyczny instruktaż – dotyczy bardzo dokładnego zapoznania pracownika z jego zadaniami na stanowisku pracy. Jego przebieg określa się następująco:

1.       przygotowanie stanowiska pracy i pracownika, dając mu odpowiednie narzędzia i materiały oraz określenie jego dotychczasowej wiedzy i ustanowienie celu tego instruktażu

2.       wyjaśnienie zasad przeprowadzenia pracy

3.       powtarzanie wykonywanej pracy, aż do jej opanowania

4.       kontrola

Taka metoda ma zastosowanie najczęściej gdy pracownik jest nowy lub zmienia swoje stanowisko. Bardzo pomocny jest dokładny opis stanowiska, który dostaje osoba szkolona, a z czasem może zmienić się w instrukcję napisaną krok po kroku co pracownik ma za zadanie.

• Zadania zlecone – Pracownik otrzymuje zadania wychodzące poza zakres jego obowiązków. Takie zadania mogą dotyczyć problemów o różnej tematyce, dzięki którym pracodawca jest w stanie się więcej dowiedzieć o szkolonym i sprawdzić go w trudnych sytuacjach

• Zastępstwa – sprawdza zdolności pracownika w nowych warunkach. Ta metoda dotyczy stanowisk na tych samych poziomach lub wyższych.
• Rotacja na stanowiskach pracy – są to zmiany zadań wykonywanych przez pracowników poprzez zmianę stanowiska w wyniku podziału pracy. Ma na celu wzrost kwalifikacji pracownika. Będąc na różnych stanowiskach możliwe jest zdobycie doświadczenia i poznanie rozwoju firmy. Motywacja i komunikacja interpersonalna się zwiększa.
• Konsultacje z przełożonym – jest to przekazywanie doświadczenia zawodowego. Kierownicy o dużym doświadczeniu stają się trenerami rozwoju i mogą je przekazywać swoim następcom. Ta metoda jest mało kosztowna i szeroko rozwija umiejętności.
• Mentoring - Podejmuje się wprowadzenia do firmy nowego pracownika. Doświadczony specjalista, cieszący się dużym autorytetem, zachęca do nauki młodszych i mniej doświadczonych pracowników. Dając przykład, pozwala im lepiej odnaleźć się w firmowej rzeczywistości.
• Coaching - osobisty trener pomaga pracownikowi przezwyciężyć ograniczenia, na przykład związane z kierowaniem zespołem czy z trudnościami w komunikacji. Głównym elementem tej metody jest zwięzła relacja i zaufanie między coachem, osobą szkoloną. Dzięki wsparciu ma ona osiągnąć uzgodnione cele. Osoba przeprowadzająca szkolenie nigdy nie daje rozwiązań, a jedynie podpowiada pracownikowi jak samodzielnie rozwiązać trudną sytuacją.
• Udział w pracach projektowych – osobę szkoloną przydziela się do zespołu z określonym zadaniem. Pracownik zdobywa szeroką wiedzę z różnorodnych dziedzin i nabywa większej pewności siebie.
• Grupowe formy pracy – ta metoda jest następstwem prac projektowych, jeśli tamte nie zostały zakończone. Polega na wykonywaniu zadań, które są częścią procesu pracy. Każdy pracownik jest równy, a zadania przydzielane są sprawiedliwie.
• Konferencje – uczestnicy doświadczają nowych wrażeń i nieznanych dotąd koncepcji. Prezentuje się różne referaty, najnowsze wyniki i zestawienia oraz projekty. Niestety, taka metoda jest bardzo czasochłonna i wymagająca dużego poświęcenia.
• Seminaria – ludzie z różnych organizacji spotykają się, mogąc dyskutować o zawiłościach w projektach. Prowadzący takie seminarium ma za zadanie umiejętnie prowadzić dyskusję i pokazywać wszelkie pomocne wskazówki.
• Analiza przypadków – na podstawie określonych sytuacji, przedsiębiorstwa rozwiązują problemy i na nowo je formują. Zaczyna się od ukazania informacji, a uczestnicy szkolenia muszą przeanalizować dany problem i dać konstruktywne rozwiązanie. Te rozwiązania muszą zostać poddane ponownemu sprawdzeniu, aby osoby szkolone nauczyły się postępować w nietypowych sytuacjach.
• Inscenizacja – uczestnicy odgrywają przydzielone im role organizacyjne. Prowadzący jest zobowiązany znać problematykę danej inscenizacji, ale także przewidzieć zachowania uczestników. Taka metoda pozwala na lepsze zrozumienie roli jaką pełnimy. Często spotykamy zamianę ról o charakterze kierownik-podwładny Dzięki temu można poprawić jakość wykonywanych zadań i swoje dotychczasowe funkcjonowanie w przedsiębiorstwie.
• Zaprogramowany instruktaż  – szkolenie jest przeprowadzane przez program komputerowy. Stawia on istotne pytania i poprawia odpowiedzi, a także daje informacje. Jest to dobra metoda, gdy nie mamy odpowiednich środków na przekazywanie wiedzy o szkoleniu. Wymaga on dużej samodyscypliny i może źle wpływać na motywację pracownika, ponieważ jest on sam .

VIII.   Ocena szkolenia

Uczestnicy powinni mieć możliwość bezpośredniego artykułowania swoich opinii na temat szkolenia. Najczęściej jest to zorganizowane w formie ankiety. Celem wypełniania ankiet jest przede wszystkim zebranie opinii uczestników na temat przydatności szkolenia, jego organizacji i atmosfery.

Przygotowano przy pomocy:

- K. Garski, J. Gontarz, Jak efektywnie szkolić pracowników, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2009

- http://z.nf.pl/i_ngo/doc/podrecznikTrenera.pdf

- Jak efektywnie szkolić pracowników, PARP 2009

---

[1]     Programy szkoleń modułowych dla kadry publicznych służb zatrudnienia. Projekt SPO RZL. MPiPS, Warszawa 2007, Dokument 6c.